働き方改革で注目されるようになった「仕事効率化」。効率よく仕事ができるようになりたいと誰もが望んではいるものの、簡単にはできないのが現実です。そもそも何から始めたらいいのか分からない、分かっているけど改善できないなど、複雑な問題も絡んでくるでしょう。
この記事では仕事効率化に取り組むメリットや今すぐ始めるべき理由について解説します。
仕事効率化で排除する「ムリ・ムダ・ムラ」
仕事効率化で具体的に改善したいのは、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することです。
「ムリ」とは能力以上の仕事量が求められている状態のこと。負荷がかかり過ぎて最高のパフォーマンスが発揮できていません。
「ムダ」とは生産性に貢献しない事柄全体のことです。やらなくても問題のない仕事が案外あるものです。
「ムラ」とは品質や生産性が一定の基準を保てていない状態のことです。「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することで仕事効率化を実現することができます。
仕事を効率化させるために具体的に何をすればいい？
仕事効率化は個人と組織の両方が取り組まなければならない課題です。それぞれに具体的な方法は多々ありますが、そのうちのいくつかを簡単に説明します。
例えば個人で行うことに、タイムマネジメントがあります。これには個人が行うべき作業をリスト化することが含まれます。何をいつまでに行うかをはっきりさせることで、ダラダラとではなく目的を持った仕事ができるようになります。
そして自分が行った作業を振り返ることも大切です。そこから改善点を見つけ出し、次の作業に活かすことができるからです。
組織で取り組むべきこともたくさんありますが、その中の1つは会議にかける時間です。不必要に長い会議は時間の無駄になり、やり方を間違えると結論の出ない話し合いを延々と続けることになります。テーマごとに進行役と時間を決めるなどして、意義深い会議を行うことが大切です。
以上は一例にすぎませんが、個人と組織で仕事効率化に取り組むなら大きな成果が得られます。
コストカットだけではない！仕事効率化のメリット
仕事効率化のメリットはコストカットだけではありません。もちろんコストカットも大きな成果ですが、それ以上の価値を見出すこともできるのです。
コストカットと生産性の向上により利益がアップすると、それらの一部を従業員に還元することができます。昇給はもちろんのこと、福利厚生を充実させることも可能です。従業員の満足度が上がると離職者も減ります。在籍中の従業員の意欲を高め、さらに有能な人材の獲得も容易になります。
また、労働時間を短縮することにより、新事業を立ち上げる時間的余裕ができるかもしれません。このように、仕事効率化には企業と個人の両方に大きなメリットがあることが分かります。
分かってはいるけど改善できないのはなぜ？
仕事効率化の必要性を感じているものの、なかなか改善できないという声をよく聞きます。
問題点として挙げることができるポイントのひとつは、課題を組織全体が共有していないことです。個々では「こうすればいいのに」と思っていても、情報が共有されていないために、「まあ仕方がない」となってしまうのです。
他にも、特定の人しか分からない作業がある、古くからの慣習を変えたくないなど、改善を阻む要素はどの企業にも必ずあります。個々が意識的に仕事効率化に取り組むためには、情報の共有と組織的な取り組みが必要です。
「分かってはいるけど…」今やらないとどうなる？
「分かってはいるけど日々の忙しい作業をこなすので手一杯だ！」などと現状を変えようとしないままでは、この先さらに大きな問題を抱える可能性もあります。
特に今は人材不足が叫ばれている時代です。有能な従業員が現状を苦と感じて離職する可能性も考えなければなりません。新たな人材を確保できても、育成のために時間と資金を費やすことになります。
人材不足に加えて多くの人の労働に対する価値観が変わっていることも考慮する必要があります。残業を当たり前と見なしたり、苦労することを美徳としたりする考えは通用しなくなっています。
今後、新たな人材を確保するにあたっても、今から仕事効率化に取り組み職場環境を改善することにメリットがあることが分かるでしょう。
やるなら今がその時！仕事効率化で企業と個人に利益がもたらされる
仕事効率化がもたらすメリットに気づかないでいるのは非常にもったいないことです。とは言え、はじめの一歩を踏み出すのが簡単でないのは確かです。
どこから手を付けていいのか分からないかもしれませんが、そんな時は専門家に依頼して第三者の視点で改善点を洗い出してもらうのが効果的です。従業員も上司から直接言われるよりは、専門家のアドバイスなら従いやすいものです。
そして仕事効率化は長期的に取り組むべき課題でもあります。だからこそ始めるなら今がその時。仕事効率化についてのお悩みは、ラリマー人材育成にお気軽にご相談ください！
